Twoje prawa pracownicze w okresie epidemii

Barbara Kaszycka, ekspert z Okręgowego Inspektoratu Pracy z Kielc, udzielała naszym Czytelnikom porad z zakresu prawa pracy, związanych głównie z trudnym okresem epidemii. Niżej plon pytań i odpowiedzi po dyżurze eksperta.

Czy pracodawca na podstawie przepisów ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych ma możliwość ograniczenia udzielanego pracownikom nieprzerwanego odpoczynku dobowego i tygodniowego?

U pracodawcy, u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19 i który nie zalega w regulowaniu zobowiązań podatkowych, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Pracy lub Fundusz Solidarnościowy do końca trzeciego kwartału 2019 roku, dopuszczalne jest ograniczenie nieprzerwanego odpoczynku dobowego do nie mniej niż 8 godzin, i nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego do nie mniej niż 32 godzin, obejmującego co najmniej 8 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Jednak należy podkreślić, iż w takiej sytuacji, w zakresie odpoczynku dobowego pracownikowi przysługuje równoważny okres odpoczynku w wymiarze różnicy między 11 godzinami, a liczbą godzin krótszego wykorzystanego przez pracownika okresu odpoczynku. Równoważnego okresu odpoczynku pracodawca udziela pracownikowi w okresie nie dłuższym niż 8 tygodni.

Czy pracodawca zatrudniający pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy za minimalnym wynagrodzeniem za pracę, który ubiega się o dofinansowanie wynagrodzeń z art. 15g ust. 10 (obniżenie wymiaru czasu pracy) powinien oprócz warunku obniżenia dotychczasowego wymiaru czasu pracy o 20%, tj. do 0,8 etatu – zobowiązany jest również obniżyć dotychczasowe wynagrodzenie o 20%?

Konsekwencją obniżenia wymiaru czasu pracy, co do zasady jest również obniżka wynagrodzenia. Nie jest to jednak warunek konieczny.

W tym miejscu trzeba przypomnieć, że wymiar czasu pracy może obniżony, zgodnie z ustawą antykryzysową, maksymalnie o 20%.

Czy pracownicy objęci obniżonym o 20% wymiarem etatu mogą pracować np. przez cztery dni w tygodniu, czy muszą pracować każdego dnia o 20% krócej?

Na gruncie przepisów Kodeksu pracy ustalenie rozkładu czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy należy do pracodawcy.

Co z obniżaniem wymiaru czasu pracy i wynagrodzenia pracownikom objętym ochroną w wieku przedemerytalnym?

Ochrona pracowników w wieku przedemerytalnym, o której mowa w art. 39 Kodeksu pracy polega na zakazie wypowiedzenia im umowy o pracę, a tym samym także na zakazie złożenia im wypowiedzenia zmieniającego ich warunki pracy lub płacy, o którym mowa w art. 42 § 1 – 3 Kodeksu pracy (z tym że w okolicznościach określonych w art. 43 k.p. wypowiedzenie zmieniające w przypadku tych pracowników jest dopuszczalne). Jednakże jak wynika z art. 15g ust. 15 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych przy ustalaniu warunków i trybu wykonywania pracy w okresie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy nie stosuje się art. 42 § 1 – 3 Kodeksu pracy, co oznacza, że w celu ich zastosowania pracodawca nie dokonuje wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy lub płacy.

Czy pracodawca może narzucić pracownikowi pracę zdalną?

Zgodnie z treścią art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Należy również zaznaczyć, iż w sytuacji gdy pracownik ze względu na brak możliwości organizacyjnych lub technicznych nie może wykonywać pracy w domu wówczas to pracodawca powinien wyposażyć pracownika w odpowiedni sprzęt.

Czy mimo pandemii i tego, że większość z nas pracuje zdalnie, dalej obowiązuje przepis, że zaległy urlop wypoczynkowy trzeba wykorzystać do końca września?

W momencie wybuchu pandemii pracownicy bardzo często byli wysyłani na zaległe urlopy, bo firma miała przestój albo nie mogła świadczyć usług ze względu na wprowadzony wówczas lockdown. Obecne przepisy dają pracodawcom możliwość wysyłania pracowników na zaległe urlopy nawet bez ich zgody.

Jednak w dalszym ciągu obowiązuje obowiązek wykorzystania urlopu wypoczynkowego za dany rok najpóźniej do 30 września następnego roku. Nieudzielenie pracownikowi urlopu w tym terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownikom. W okresie epidemii dodatkowo na podstawie Tarczy antykryzysowej 4.0 pracodawca może skierować pracownika bez jego zgody, nawet poza planem urlopów, na zaległy urlop w wymiarze do 30 dni np. przed 30 września tj. w styczniu, lutym, marcu…. itd. Takie uprawnienie dotyczy tylko urlopów zaległych (np. z 2018, 2019r.) a nie bieżących czyli urlopu za 2021r. Na ogólnych zasadach niewykorzystany urlop wypoczynkowy, z różnych powodów, przedawnia się po 3 latach.

Czy za pracę zdalną przysługują pracownikowi jakieś dodatki?

Dodatki do wynagrodzenia nie zostały określone w przepisach dotyczących pracy zdalnej. Jest ona wykonywana na tych samych warunkach o pracę i za tym samym wynagrodzeniem co praca w siedzibie firmy. Pracownikowi przysługują tym samym wszystkie warunki określone w zawartej z nim umowie o pracę np. dodatek stażowy czy funkcyjny. Z uwagi na fakt, iż w tym zakresie nie ma określonych regulacji wprost odnoszących się do tej kwestii, pracodawca ma możliwość wprowadzenia dodatkowych świadczeń w związku ze zdalnym wykonywaniem pracy. Jeżeli w danym zakładzie pracy nie obowiązuje układ zbiorowy, regulamin pracy, regulamin wynagradzania (pracodawca nie ma obowiązku ich tworzenia) to kwestie ewentualnych dodatków za czas pracy zdalnej pracodawca powinien ustalić indywidualnie z pracownikiem. Takie ustalenie może również dotyczyć rekompensowania kosztów poniesionych przez pracownika w czasie wykonywania pracy zdalnej (internet, energia itp.) czyli określenie tzw. ryczałtu.

Czy pracodawca może wymagać od pracownika prowadzenia ewidencji czynności w ramach wykonywanej pracy zdalnej?

Zgodnie z treścią art. 3 ust. 6 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.

W jaki sposób należy ewidencjonować pracę podczas pracy zdalnej?

Zgodnie z treścią art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.

Czy praca zdalna w jakiejś formie odbija się na wymiarze urlopu wypoczynkowego?

Praca zdalna nie ma wpływu na przysługujący pracownikowi wymiar urlopu wypoczynkowego. Pracownik ma prawo do urlopu na tych samych zasadach jakby wykonywał pracę w normalnym trybie

Czy w związku z wystąpieniem stanu epidemii w zakładzie pracy obowiązuje nakaz zakrywania ust i nosa?

Nakaz zakrywania ust i nosa obowiązuje w miejscach ogólnodostępnych w zakładach pracy, jeżeli w pomieszczeniu przebywa więcej niż 1 osoba, chyba że pracodawca postanowi inaczej. Ustawodawca realizację tego o obowiązku uzależnił zatem od decyzji pracodawcy. Ustanowienie regulacji odmiennej, niż w przepisie, pracodawca powinien zamieścić w wewnętrznym dokumencie i poinformować pracowników o tej regulacji w sposób przyjęty w zakładzie pracy. Należy pamiętać, że w przypadku rezygnacji z obowiązku zakrywania ust i nosa w miejscach ogólnodostępnych, aktualny pozostaje wymóg zachowania odległości między stanowiskami pracy, wynoszącej co najmniej 1,5 m lub zapewnienia środków ochrony osobistej związanych ze zwalczaniem epidemii, jeżeli jest niemożliwe zachowanie tej odległości.

Czy w momencie objęcia pracownika kwarantanną pracodawca w sposób automatyczny  się o tym dowiaduje?

Pracownik powinien powiadomić pracodawcę o tym, że został on objęty kwarantanną. Pracodawca o tym fakcie może się także dowiedzieć za pośrednictwem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jednak jest to związane wyłącznie z tym, że przebywanie na kwarantannie wpływa na wysokość osiąganego wynagrodzenia przez pracownika. Państwowa Inspekcja Sanitarna zamieszcza informacje o kwarantannie czy izolacji w systemie elektronicznym. W systemie PUE ZUS są one widoczne dla pracodawcy, w związku z czym ma on dostęp do tych danych. Jednak taka dostępna informacja, nie zwalnia pracownika o niezwłocznym poinformowaniu pracodawcy o przyczynach jego nieobecności w sposób określony w danym zakładzie.

Czy pracownik przebywający na kwarantannie może pracować?

W okresie ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, pracownicy i inne osoby zatrudnione, poddane obowiązkowej kwarantannie, mogą, za zgodą pracodawcy albo zatrudniającego, świadczyć w trybie pracy zdalnej pracę określoną w umowie i otrzymywać z tego tytułu wynagrodzenie.

Okres, w którym pracownik podlega obowiązkowi kwarantanny, nie jest tożsamy z niezdolnością do pracy z powodu choroby. W przypadku wykonywania pracy zdalnej podczas kwarantanny pracownikowi przysługuje pełne wynagrodzenie.

W przypadku świadczenia pracy w trakcie kwarantanny, o której mowa w ust. 1, nie przysługuje wynagrodzenie za czas choroby, o którym mowa w art. 92 kodeksu pracy, ani świadczenie pieniężne z tytułu choroby określone w odrębnych przepisach.

Jeśli jednak nie jest możliwe wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika, to wówczas za okres kwarantanny przysługuje wynagrodzenie chorobowe, czyli co do zasady w wysokości 80 %.

Czy orzeczenia lekarskie wydane w ramach wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, których ważność upłynęła po dniu 7 marca 2020 r., zachowują ważność?

Orzeczenia lekarskie wydane w ramach wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, których ważność upłynęła po dniu 7 marca 2020 r., zachowują ważność, nie dłużej jednak niż do upływu 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo od dnia odwołania stanu epidemii. Należy przy tym podkreślić, iż zawieszenie nie obejmuje wykonywania badań wstępnych oraz badań kontrolnych.

Co zrobić w razie braku dostępności do lekarza medycyny pracy uprawnionego do przeprowadzenia badania wstępnego lub kontrolnego?

W przypadku braku dostępności do lekarza medycyny pracy uprawnionego do przeprowadzenia badania wstępnego lub kontrolnego, badanie takie może przeprowadzić i wydać odpowiednie orzeczenie lekarskie inny lekarz. Jednak orzeczenie lekarskie wydane przez innego lekarza ma wyłącznie charakter tymczasowy i traci moc po upływie 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego (jeżeli nie zostanie ogłoszony stan epidemii) lub od dnia odwołania stanu epidemii.

Barbara Kaszycka OIP Kielce